補助金をスムーズに受給するためのコツ

補助金は、採択されてからすぐに入金されるものではありません。

交付申請→交付決定→事業実施→実績報告→補助額確定→請求→入金という流れになります。

つまり、交付申請と実績報告という２つの審査があります。

交付申請については別記事で詳しく解説しています。

補助金の交付申請とは？通るために抑えておきたいポイント | HOJOJO

今回は実績報告をスムーズに通すためのポイントを解説していきます。補助金をなるべく早くもらいたいという方は最後まで読んでいってくださいね！

実績報告とは？

交付決定したら事業を実施していきます。事業実施後に必要な手続きを実績報告といい、経費を執行した書類を提出したり、報告書を作成したりします。

交付申請では見積書だけでしたが、事業実施後の手続きなので、数多くの帳票が必要になります。

実績報告で必要な書類

・契約書 or 発注書＋発注請書

・納品書

・検収書

・請求書

・振込の控え

・通帳の記録

・納品書や成果物の写真

などが必要になります。

特に契約書や納品書を日頃出していない発注先もあるので、交付申請で見積書を取得する際には、このような書類が最終的に必要な旨を発注予定先に伝えましょう。

税金を使う以上、説明責任が求められるので各帳票が必須になります。どうしても用意できない場合は理由書＋代用書類で対応していきましょう。

これらの書類を各経費ごとに揃えないといけないので膨大な量になりますし、内容の相違がないか、日付に矛盾がないかを確認しなければなりません。

確認せずに実績報告をして、事務局に不備指摘をされると不正を疑われて泥沼にハマるケースもあります。特に取り返しのつかない場合もあるので、慎重に手続きする必要があります。

実績報告をスムーズに終わらせるポイント

日付の順番について

見積依頼日→見積日・相見積日→交付決定日→契約日（発注日→発注請日）→納品日→検収日→請求日→支払日

となっているかを確認しましょう。ただ先払いして納品となるものもあるかと思います。その場合は契約書に先払いの旨を記載しておきましょう。

特に、交付決定日より前に契約日があると補助対象外となります。

書類の記載内容について

納品書や請求書は見積書と同じ内容を記載することをオススメします。同じ内容でも表記が異なると、指摘を受ける可能性が高いです。

なので、変更がなければ見積書をコピペして納品書や請求書を発行してもらいましょう。

発注について

分割発注は控えましょう。同じ業者に発注するのであれば、同じタイミングでまとめて発注したほうが最安値の可能性があります。

公務員の世界でも基本的には分割発注は禁止されています。

分割発注をしてしまうと、それ毎に帳票が必要になるので、書類の量が膨大になり、最終的に自分の首を絞めてしまうのです。

納品について

分割納品は控えましょう。全部揃った時点で納品してもらいましょう。これも上記と同様に納品書や検収書が納品ごとにあると、書類の量が膨大になり、最終的に自分の首を絞めることになります。

どうしても先に欲しいものがある場合以外は全部揃ってから納品してもらいましょう。

支払について

分割払いは基本的には控えましょう。なるべく一括で払った方が実績報告がしやすいです。分割してもいいですが、月払いは避けるほうが無難です。

支払ごとに、請求書・振込の控え・通帳記録が必要になるうえ、出納簿や経費明細書を作成しないといけないので、件数が多いと事務処理が膨大になります。

以上を踏まえて

実績報告の準備をしていきましょう。

具体的には、見積書を取得する際に書類の条件や支払条件などを発注予定先に相談しておいてください。

事務局にとって、実績報告が最後の砦です。

応募申請で見ていない観点、見逃した観点

交付申請で見ていない観点、見逃した観点を再度チェックしてきます。

実績報告は断トツで提出書類も多いので、ミスに気付けず申請してしまう可能性が他の手続きよりも高いです。

もちろん不備指摘で対応していけば問題ないのですが、致命的なミスや膨大なミスは不正を疑われ、不備ループとなる場合があります。

実績報告をスムーズにする体制

私自身も補助金のサポートをしており、事業再構築補助金など大きな補助金では応募申請より採択後の手続きに力を入れています。

その中で感じることは社長には本業に集中して欲しいなと思います。

なので、事務担当者を入れてもらうことがスムーズな補助金の入金に繋がります。

補助事業のことや補助金の理解は難しくても、書類については詳しいはずです。そこは事務担当者に任せていただいたほうが支援もスムーズなことが多いです。

社長は補助金手続きよりも、補助金で申請している事業の推進に専念していただければ幸いです！

それができるように私たちHOJOJOの専門家たちがいます！

お気軽にご相談ください！